W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie spokojnie. Problem pojawia się, gdy nie ma procedury i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako zaskoczenie. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie jednorazową akcją.
Najpierw trzeba zdecydować, kto jest osobą odpowiedzialną. Bez tego nie ma odpowiedzialności. Potem ustala się źródła danych, a na końcu rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje brak decyzji.
Właściciel procesu i źródła danych
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa odkładanym. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być zdefiniowane. Najpierw określa się, kto dostarcza dane, następnie kto je weryfikuje, a na końcu kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zmiany kadrowe.
Jak utrzymać spójność bez nadmiaru papierów
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. Na start zbiera się informacje, w kolejnym kroku sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza rozjazdy. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się kontrola.
Dlaczego przegląd jest lepszy niż „naprawa po fakcie”
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe usługi. W pierwszym kroku identyfikuje się zmianę, w kolejnym kroku ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb panicznym, tylko działa planowo.
W codziennym działaniu firmy najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy celem jest zabezpieczenie spójności danych i dokumentów oraz gdy ważne są kontrola zmian.
Dlaczego proces się sypie
Proces sypie się zwykle przez: (1) brak właściciela, (2) brak rytmu kontroli, (3) nowe procesy bez przeglądu. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest do utrzymania.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Tekst Sponsorowany+
